Vault gebruiken om te zoeken in Google Chat

Als u uw Google Chat-berichten in Chat wilt zoeken, kijkt u hier.

Google Vault is bedoeld voor beheerders en juridisch personeel. Voordat u Vault kunt gebruiken, moet uw Google Workspace-beheerder uw account instellen. Wie is mijn beheerder?

Als onderdeel van uw eDiscovery-projecten voor Google Workspace kunt u Vault gebruiken om Google Chat-berichten te zoeken, de inhoud en deelnemers van berichten te bekijken, bijlagen te downloaden en de zoekresultaten te exporteren.

In dit artikel vindt u informatie over het volgende:

• Wat u moet weten voordat u begint met zoeken
• Voorbeelden van zoeken in Chat
• Zoeken naar Chat-berichten
• Een voorbeeld van berichten in de zoekresultaten bekijken

Wat u moet weten voordat u begint met zoeken

Voordat u begint met zoeken naar berichten, raden we u aan te bekijken welke Chat-berichten worden ondersteund in Vault en de veelgestelde vragen over zoeken in Vault te lezen.

Alles uitvouwen  |  Alles samenvouwen

Welke gegevens kunnen worden gezocht en geëxporteerd

Gezocht en geëxporteerd:

• Berichten en de bijlagen ervan die zijn gestuurd terwijl de geschiedenis aanstond
• Tekstgebaseerde bijlagecontent
• Bijlagemetadata
• Privéchats die door externe gebruikers naar uw gebruikers zijn gestuurd
• Berichten die door externe gebruikers zijn gestuurd in de groepsberichten en ruimtes van uw organisatie

Niet gezocht of geëxporteerd:

• Berichten die zijn gestuurd terwijl de geschiedenis uitstond
• Gekoppelde bestanden
• Berichten in externe chatruimtes
• Berichten waarvan een voorbeeld is bekeken

Zie Ondersteunde services en gegevenstypen en de volgende gedeelten voor meer informatie.

(Geüpdatet) Zoeken naar Chat-berichten in specifieke accounts, een organisatie-eenheid of specifieke ruimtes en groepsgesprekken

Zoeken op basis van accounts: Zoek naar berichten die zijn gestuurd of gekregen door specifieke accounts of alle accounts in een organisatie-eenheid. Standaard wordt alleen gezocht in privéchats en groepsberichten (in groepsgesprekken die zijn gemaakt vóór begin december 2020). U kunt ook berichten toevoegen in chatruimtes waarvan de accounts lid waren. Meer informatie

Zoeken op basis van chatruimtes: Zoek naar berichten in groepsgesprekken die na begin december 2020 zijn gemaakt en berichten in ruimtes. U kunt niet zoeken in alle ruimtes tegelijk. Als u ruimtes en groepsgesprekken wilt selecteren, voert u het account in van een lid van de ruimte. Bekijk meer informatie over de verschillen tussen groepsberichten en ruimtes.

(Geüpdatet) Resultaten filteren met zoektermen

U kunt een zoekopdracht filteren op verzenddatum, tijdzone en andere criteria, zoals zoekwoorden, bijlagetype en type chatruimte. Bekijk meer informatie over zoekoperators voor Chat.

Vault kijkt of elk bericht overeenkomt met de zoekvoorwaarden. Alleen berichten die overeenkomen met alle zoekvoorwaarden worden geretourneerd. Bekijk de voorbeelden voor meer informatie.

Sommige bestanden die zijn toegevoegd aan berichten, kunnen niet worden gezocht of geëxporteerd

Bestanden die zijn gedeeld met een link, worden niet doorzocht of geëxporteerd: Als iemand een bestand dat is opgeslagen in Drive deelt in een bericht, voegt Chat een link toe in plaats van een kopie van het bestand bij het bericht te voegen. U kunt zoeken op de URL van het bestand, maar Vault indexeert niet de titel of inhoud van het bestand. Deze bijlagen met een link worden niet meegenomen als u Chat-berichten zoekt of exporteert.

Bestanden die rechtstreeks aan berichten zijn toegevoegd, worden wel doorzocht en geëxporteerd: Voor bestanden die rechtstreeks zijn toegevoegd aan een Chat-bericht, indexeert Vault de bestandsnaam om te zoeken. Vault indexeert ook de inhoud van de meeste tekstgebaseerde bestandstypen (bijvoorbeeld bestanden met de extensie pdf, xlsx en docx). Deze bestandsbijlagen worden meegenomen als u Chat-berichten zoekt en exporteert. Ze vallen onder de bewaarplichten en -regels voor Chat.

Een voorbeeld bekijken van maximaal 1500 berichten

U kunt een voorbeeld bekijken van maximaal 1500 berichten in de zoekresultaten, inclusief de berichten die voor context zijn toegevoegd. Zie Een voorbeeld van berichten in de zoekresultaten bekijken op deze pagina voor meer informatie over de contextuele berichten.

(Geüpdatet) Vault zoekt in chatruimtes op basis van het lidmaatschap

Voor zoekopdrachten op basis van accounts zoekt Vault in de chatruimtes waarvan het gezochte account of een account in de organisatie-eenheid lid is. Als het account geen lid meer is van een chatruimte, zoekt Vault alleen in de berichten die zijn gestuurd voordat het lid de chatruimte verliet.

Externe chatruimtes en gebruikers: U kunt niet zoeken naar berichten die zijn gestuurd door gebruikers uit uw organisatie in chatruimtes waarvan een andere organisatie de eigenaar is.

U kunt wel zoeken naar berichten die zijn gestuurd door externe gebruikers in chatruimtes die zijn gemaakt door iemand in uw organisatie.

Gegevens waarvoor een bewaarplicht geldt: U kunt een zoekopdracht beperken tot gegevens waarvoor een bewaarplicht geldt. Dit zijn berichten die zijn gekoppeld aan een gebruikersaccount waarvoor een bewaarplicht geldt. Vault zoekt dan in berichten als een gebruiker voor wie een bewaarplicht geldt en die overeenkomt met uw zoekparameters lid was van de ruimte. Als alle gebruikers voor wie een bewaarplicht geldt de chatruimte verlaten, ziet u bij een zoekopdracht naar berichten waarvoor een bewaarplicht geldt, alleen de berichten die zijn gestuurd voordat de laatste van deze gebruikers de chatruimte verliet.

(Geüpdatet) Vault kan zoeken in chatberichten die niet zichtbaar zijn voor bepaalde gebruikers

Als verschillende bewaarregels of -plichten gelden voor deelnemers aan een privéchat of groepschat, kunnen sommige deelnemers de berichtgeschiedenis mogelijk wel zien en andere niet.

Een voorbeeld: Deelnemer 1 bevindt zich in een organisatie-eenheid waarvoor een bewaarregel geldt waardoor privéchats na 7 dagen definitief worden verwijderd. Deelnemer 1 chat met Deelnemer 2, die bij een organisatie-eenheid hoort waarvoor privéchats voor onbepaalde tijd worden bewaard. 7 dagen nadat Deelnemer 1 een privéchat naar Deelnemer 2 heeft gestuurd of van Deelnemer 2 heeft gekregen, heeft Deelnemer 1 geen toegang meer tot de privéchat. Maar omdat de privéchats van Deelnemer 2 voor onbepaalde tijd worden bewaard, worden de privéchats niet definitief verwijderd en heeft Deelnemer 2 er nog steeds toegang toe.

Als u een Vault-zoekopdracht uitvoert naar Deelnemer 1, worden er geen berichten geretourneerd die vallen buiten de bewaarregel van 7 dagen en de standaard bewaarperiode van 30 dagen die is ingesteld in Chat. Als u een Vault-zoekopdracht uitvoert naar Deelnemer 2, worden alle berichten geretourneerd die nog niet definitief zijn verwijderd.

Voorbeelden van zoeken in Chat

Hoe zoektermen worden toegepast op berichten in chatruimtes

Stel dat u een chatruimte heeft met het volgende gesprek:

    Deelnemer 1: hoi

    Deelnemer 2: hallo

 

Als u zoektermen gebruikt, kunt u de berichten als volgt zoeken, bekijken en exporteren:

Zoekterm	Wat er gebeurt bij zoeken, voorbeeld bekijken en exporteren in chatruimtes
hoi	Zoeken: Alleen het bericht van Deelnemer 1 wordt geretourneerd, omdat alleen dit bericht overeenkomt met de zoekterm. Voorbeeld bekijken en exporteren: Bevat het bericht van Deelnemer 1 en alle berichten in de ruimte of het gesprek (voor chatruimtes met threads) die zijn gestuurd in de 12 uur ervoor en 12 uur erna.
hallo	Zoeken: Alleen het bericht van Deelnemer 2 wordt geretourneerd, omdat alleen dit bericht overeenkomt met de zoekterm. Voorbeeld bekijken en exporteren: Bevat het bericht van Deelnemer 2 en alle berichten in de ruimte of het gesprek (voor chatruimtes met threads) die zijn gestuurd in de 12 uur ervoor en 12 uur erna.
hoi hallo	Er worden geen berichten geretourneerd of geëxporteerd, omdat geen individueel bericht beide zoektermen bevat.
hoi from:[e-mail]	Zoeken: Alleen het bericht van Deelnemer 1 wordt geretourneerd, omdat alleen dit bericht overeenkomt met beide zoektermen. Voorbeeld bekijken en exporteren: Bevat het bericht van Deelnemer 1 en alle berichten in de ruimte of het gesprek (voor chatruimtes met threads) die zijn gestuurd in de 12 uur ervoor en 12 uur erna.
hoi from:[e-mail]	Er worden geen berichten geretourneerd of geëxporteerd, omdat geen individueel bericht beide zoektermen bevat.
‑hoi from:[e-mail]	Er worden geen berichten uit het voorbeeldgesprek geretourneerd of geëxporteerd, omdat geen individueel bericht beide zoektermen bevat.
‑hoi from:[e-mail]	Zoeken: Alleen het bericht van Deelnemer 2 wordt geretourneerd, omdat alleen dit bericht overeenkomt met de zoekterm. Voorbeeld bekijken en exporteren: Bevat het bericht van Deelnemer 2 en alle berichten in de ruimte die zijn gestuurd in de 12 uur ervoor en 12 uur erna.

Zoeken naar Chat-berichten

1. Log in op vault.google.com.
2. Klik op Kwesties. U zoekt naar gegevens in kwesties. Dit zijn werkruimten voor uw Vault-projecten. In kwesties kunt u gerelateerde bewaarplichten, zoekopdrachten en exports groeperen. Kwesties beperken niet in welke gegevens u kunt zoeken. Alle gegevens waartoe u toegang heeft, kunnen vanuit elke kwestie worden gezocht.
3. Als de kwestie waarin u de zoekopdracht wilt uitvoeren al bestaat, klikt u erop om deze te openen. Anders maakt u een kwestie:
   1. Klik op Kwestie maken.
   2. Voer een naam en eventueel een beschrijving in voor de kwestie.
   3. Klik op Maken.

   Het tabblad Zoeken wordt automatisch geopend.

4. Selecteer Chat voor de service.
5. Selecteer de brongegevens die u wilt zoeken:
   • Alle gegevens: Zoeken in alle berichten in uw organisatie.
   • Bewaarde gegevens: Alleen zoeken in bestanden waarvoor in deze kwestie een bewaarplicht geldt.
6. Selecteer de entiteit waarin u wilt zoeken:
   • Specifieke accounts: Voer maximaal 5000 accountmailadressen in.
   • Organisatie-eenheid: Zoek naar accounts in een specifieke onderliggende organisatie-eenheid.

   • U kunt niet zoeken in de organisatie op het hoogste niveau (uw hele organisatie). Als u deze eenheid selecteert, worden er geen resultaten geretourneerd.
   • Als de gekozen organisatie-eenheid onderliggende organisatie-eenheden bevat, wordt er ook gezocht in de accounts daarin.
   • Als u een grote organisatiestructuur heeft, ziet u mogelijk geen resultaten als u een bovenliggende organisatie-eenheid selecteert. U moet dan een specifieke onderliggende organisatie-eenheid selecteren.
   • Een organisatie-eenheid mag niet meer dan 5000 leden hebben.

• Chatruimtes: Zoek in een of meer ruimtes:
  1. Voer in het dialoogvenster dat wordt geopend een of meer e-mailadressen in van leden van de ruimtes waarin u wilt zoeken.
  2. Klik op Zoeken.
  3. Selecteer in de lijst met ruimtes de ruimtes waarin u wilt zoeken en klik op Toevoegen.

1. (Optioneel) Als u in accounts of een organisatie-eenheid zoekt en u berichten in ruimtes wilt meenemen, klikt u op Inclusief berichten in chatruimtes . Vault zoekt alleen in een ruimte als een gezocht account lid is van die ruimte.
2. (Optioneel) Selecteer een tijdzone.
3. (Optioneel) Voer een periode in bij Verzenddatum.

   Opmerking: Als u datums invoert, retourneert Vault alle gesprekken met berichten binnen die periode die overeenkomen met de zoektermen. In de resultaten kunnen ook berichten staan die overeenkomen met de zoektermen, maar die buiten de periode zijn verzonden.

   • Als u een startdatum invoert, retourneert Vault alle berichten die zijn verstuurd op of na die datum.
   • Als u een einddatum invoert, retourneert Vault alle berichten die zijn verstuurd op of vóór die datum.
4. (Optioneel) Voer bij Termen een of meer zoektermen in:

   Zoektermen mogen niet langer zijn dan 2000 tekens.

   • Als u wilt zoeken naar een of meer zoekwoorden in het bericht, voert u de woorden in met een plusteken (+) ervoor en scheidt u de woorden door spaties. Bijvoorbeeld +project +doelen.
   • Als u een woordgroep wilt zoeken, plaatst u de woorden tussen aanhalingstekens en begint u met een plusteken (+). Bijvoorbeeld +"project doelen".
   • Als u alleen in privéchats wilt zoeken, voert u is:dm in. Als u alleen in berichten in ruimtes wilt zoeken, voert u is:room in.
   • Als u wilt zoeken op account, datum of berichtkenmerken, gebruikt u zoekoperators.
5. Klik op een van de volgende opties:
   • Zoeken: Voer de zoekopdracht uit en retourneer een lijst met berichten die overeenkomen met de zoekopdracht.
   • Exporteren: Exporteer de zoekresultaten en sla het voorbeeld van de zoekresultaten over. Meer informatie over exports
6. Nadat de zoekopdracht of export is voltooid, kunt u de volgende acties uitvoeren:
   • Als u de zoekopdracht wilt bewerken, klikt u op Uitvouwen.
   • Als u een voorbeeld van een bericht en het bijbehorende gesprek wilt openen, klikt u op het bericht.
   • Als u een export van de zoekresultaten wilt maken, klikt u op Export. Meer informatie
   • Als u de zoekopdracht wilt opslaan, klikt u op Opslaan. Meer informatie
   • Als u alle velden wilt wissen en een nieuwe zoekopdracht wilt starten, klikt u op Wissen.

Een voorbeeld van berichten in de zoekresultaten bekijken

Nadat u een zoekopdracht heeft uitgevoerd, kunt u de berichten zien die overeenkomen met de zoekopdracht, de deelnemers bekijken en bijlagen downloaden.

Als u een voorbeeld van een bericht wilt bekijken, klikt u in de lijst met zoekresultaten op het bericht. Er wordt een lijst met berichten geopend. Vault voegt als volgt berichten uit hetzelfde gesprek toe om context te geven voor de overeenkomende berichten:

Gesprekstype	Contextuele berichten in voorbeeld en export
Privéchats Groepschats Ruimtes met inline threads (deze heetten eerst ruimtes zonder threads)	Berichten die binnen 12 uur vóór en 12 uur na de overeenkomstige berichten zijn verstuurd. Als het overeenkomende bericht een inline antwoord is in een ruimte met inline threads, wordt dit tijdvenster berekend aan de hand van het hoofdbericht (het bericht waarop het overeenkomende bericht het antwoord is). Alle hoofdberichten in dat tijdsvenster worden meegenomen voor context, plus alle inline antwoorden op die hoofdberichten.
Ruimtes gegroepeerd op onderwerp (deze heetten eerst chatruimtes met threads)	Berichten onder hetzelfde onderwerp als het overeenkomende bericht die in de 12 uur vóór en 12 uur daarna zijn gestuurd.

 

Opmerking: Voor lange gesprekken worden alleen de eerste 1500 berichten (tot 900 MB, vanaf 12 uur vóór het bericht) getoond in het voorbeeld. Een export van de zoekresultaten bevat wel alle berichten die overeenkomen met de zoekopdracht, inclusief berichten die niet in het voorbeeld staan, zodat u de context van de berichten kunt zien.

 

Berichten met het icoon bevatten een of meer bijlagen. Als u een bijlage wilt downloaden, bekijkt u het voorbeeld van het bericht en klikt u op Downloaden.